A medida que el mercado evoluciona y aumenta la presión para suministrar productos nuevos y de mejor calidad y proporcionar servicios de soporte ágiles para garantizar el éxito de los clientes, las organizaciones se ven obligadas a crecer y cambiar para funcionar de un modo más eficiente, potenciar la colaboración y adaptarse con rapidez a los cambios. Aunque los marcos que facilitan este tipo de evolución vienen y van, uno que se ha consolidado y ha demostrado beneficios duraderos es la metodología Agile. De hecho, parece que hoy en día Agile está por todas partes.
Así como CAS ha evolucionado a lo largo de sus más de 110 años de historia y ha pasado de ser un editor de resúmenes químicos de libros a convertirse en un proveedor de soluciones de información científica con una cartera moderna y completa de servicios, nuestros procesos y metodologías han evolucionado para hacer frente a los cambios en la tecnología, las necesidades de los clientes y las prácticas de negocios. En los últimos años, la metodología Agile ha tenido una gran influencia en nuestro éxito en aspectos que van mucho más allá de nuestra función tecnológica. Siga leyendo para conocer las ventajas que la metodología Agile ha aportado al equipo de marketing de CAS menos de un año después del inicio de su aventura y descubra algunas lecciones aprendidas en el proceso que pueden ser útiles para sus equipos si van a iniciar u optimizar una práctica basada en Agile.
¿Qué es Agile?
La metodología Agile surgió por primera vez en 2001 cuando un grupo de ingenieros de software publicaron Manifesto for Agile Software Development (Manifiesto para un desarrollo de software ágil), un documento en el que se describían cuatro valores esenciales de una estrategia básicamente nueva para el desarrollo de software:
- Las personas y las interacciones son más importantes que los procesos y las herramientas
- Un software que funcione es más importante que una documentación exhaustiva
- La colaboración con los clientes es más importante que la negociación de los contratos
- Responder a los cambios es más importante que seguir un plan
Aunque tardó un poco en cuajar, Agile tuvo éxito en los equipos tecnológicos y, alrededor de 2010, se empezó a adoptar de forma generalizada y cambió radicalmente el desarrollo de software. Una encuesta realizada hace poco entre profesionales del desarrollo y la TI reveló que más de dos tercios de los encuestados citan Agile como la principal metodología de desarrollo de su organización.
En los últimos años, los efectos positivos de Agile en los equipos de software han captado el interés de otras funciones y, ahora, las ya populares notas adhesivas de los tableros Kanban se pueden encontrar en una amplia gama de departamentos y tipos de proyectos. De hecho, una encuesta realizada en 2017 por el Project Management Institute reveló que más del 70 % de las organizaciones usan Agile para la gestión de proyectos, y el informe State of Agile Marketing publicado en 2018 por AgileSherpas y Kapost muestra que más del 35 % de los especialistas en marketing usan la metodología Agile.
Nunca es tarde para aprender algo nuevo
Como ejecutiva de marketing con más años de experiencia de los que estoy dispuesta a confesar, debo admitir que nunca pensé que me tocaría trabajar con Agile, y mucho menos que me convertiría en una apasionada defensora de este método. En realidad, la adopción de Agile en muchos proyectos de CAS y, recientemente, en mi propia división de marketing, ha sido un soplo de aire fresco que ha transformado por completo la manera de trabajar en mis equipos. En lugar de celebrar reuniones informativas más formales, ahora puedo estar al tanto del trabajo de mis equipos en tiempo real por medio de reuniones rápidas que se celebran de pie, sobre la marcha, y encuentros retrospectivos. El cambio no ha afectado únicamente a mi jornada de trabajo: ha sido impresionante descubrir las muchas formas en que Agile ha transformado nuestra cultura organizativa y nuestra estrategia y, sobre todo, ver cómo nos está ayudando a ofrecer más valor a nuestros clientes y nuestros compañeros de ventas.
Una vista más clara de la cartera
En el ámbito del marketing, Agile mejora la gestión de las carteras de campañas permitiendo a los equipos conocer y monitorizar su capacidad y sus necesidades de recursos. En el nivel estratégico, estos datos muestran el ritmo del progreso, el calendario probable de entregas, las dependencias y los conflictos relacionados con los recursos. Al mejorar la visibilidad para todo el equipo de liderazgo, nos aseguramos de que hay sintonía con las prioridades de la organización, identificamos las necesidades de recursos y mejoramos nuestra capacidad de planificar el trabajo futuro.
Una entrega más rápida
Una característica importante de Agile es que obliga a las personas a rendir cuentas. Del mismo modo que es más probable que vayamos al gimnasio si hemos quedado con alguien, características de Agile como el rigor de las reuniones de equipo periódicas, el seguimiento de las tareas y la necesidad de rendir cuentas ante un equipo llevan a las personas a cumplir sus compromisos. Esta rendición de cuentas fomentada por Agile, cuando se hace extensiva a muchas personas que participan en muchos proyectos, tiene un enorme impacto en la productividad.
Mejora de la colaboración entre distintos departamentos
Uno de los resultados más importantes de la adopción de Agile ha sido el cambio cultural. Al igual que muchas organizaciones, CAS ha desarrollado lazos estrechos dentro de los departamentos y equipos, pero a veces tiene más dificultades para sumar a personas del resto de la organización. Eso creaba el riesgo de perder oportunidades y de generar retrabajo innecesario.
Por su naturaleza, Agile fomenta la colaboración entre todas las partes interesadas. El proceso requiere la identificación de los principales implicados desde el principio para su inclusión en el equipo. En muchas áreas, esto ha llevado a la formación de equipos Agile con integrantes de varios departamentos. Algunos equipos han incluido también a personas externas, como asesores o agencias de marketing con un alto grado de implicación en el proyecto.
Un consejo antes de lanzarse a la piscina
Para ser sincera, aunque la adopción de Agile está resultando muy beneficiosa para el departamento de marketing de CAS, no todo ha sido un camino de rosas. Ha requerido inversiones de muchos tipos, además de flexibilidad y paciencia. Desde reformar espacios del edificio a ofrecer formación y oportunidades de desarrollo a los empleados, todos hemos tenido que afrontar cambios importantes para que Agile funcionara y seguimos adaptando nuestras prácticas constantemente.
Una de las principales enseñanzas de nuestra experiencia es la importancia de entender la gestión del cambio organizativo (GCO) desde el principio. Si no cuenta con personal entrenado en estos procesos, plantéese la posibilidad de buscar ayuda externa. Muchas de las dificultades humanas naturales que surgen de un cambio drástico de la estructura de trabajo se pueden mitigar con un proceso de gestión del cambio bien estructurado. CAS cuenta ahora con un equipo especializado en GCO que sigue ayudándonos a desarrollar agilidad frente a los cambios en la organización para que podamos adaptarnos al dinámico entorno del mercado.
Otra enseñanza importante, especialmente para los equipos de marketing que hayan adoptado prácticas Agile, es no tener miedo a romper el molde. Agile es una metodología intrínsecamente estructurada. Para adaptarla a su situación, no debe temer hacerla suya. ¿Hay miembros del equipo que trabajen desde otras ubicaciones? Pruebe los tableros Kanban digitales. ¿Las reuniones de pie diarias son demasiado frecuentes para el ritmo de trabajo de un proyecto? Hágalas dos veces por semana. ¿No puede dedicar los equipos a un único proyecto? Diseñe una estrategia de recursos compartidos que se adapte a sus necesidades.
En realidad, una adopción completa del marco Agile puro no funciona para todos los departamentos o proyectos, pero casi cualquier equipo se puede beneficiar de algunas de las estrategias Agile. Empiece mejorando la visibilidad de los procesos de trabajo de los proyectos para fomentar la rendición de cuentas, implemente reuniones frecuentes de los equipos para comprobar que el trabajo avanza según lo previsto y programe reuniones retrospectivas al final de los proyectos para documentar lo aprendido y celebrar los éxitos.
El objetivo: ofrecer un valor mayor a nuestros clientes
CAS lleva 110 años evolucionando e innovando para mantenerse al tanto del creciente volumen de información científica y maximizar el valor que nuestros clientes pueden obtener de nuestro contenido, nuestra tecnología y nuestros conocimientos. Agile es un ejemplo de que las nuevas estrategias nos ayudan a seguir desempeñando nuestro importante papel como impulsores de la innovación global.
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